Cemalettin BAŞSOY

Erzincan Belediye Başkanı

Google Plus'ta Paylaş Twitter'da Paylaş Facebook'ta Paylaş
YÖNETMELİK

Buradasınız: Ana Sayfa - Yönetmelik

YAZDIR

Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Amaç

MADDE 1 – Bu yönetmeliğin amacı, Erzincan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’ nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2 – Bu Yönetmelik, Erzincan  Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’ nün çalışma usul ve esasları ile görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3 – Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 15. Maddesinin b fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir.
 
 

Tanımlar

MADDE 4 - Bu yönetmeliğin uygulanmasında;

a) Başkanlık                  : Erzincan  Belediye Başkanlığı’nı,
b) Belediye                  : Erzincan  Belediyesi’ni,
c) Belediye Başkanı    : Erzincan  Belediye Başkanı’nı,
ç) Müdür                      : Özel Kalem Müdür’ünü,
d) Müdürlük                             : Özel Kalem Müdürlüğü’nü,
e) Personel                   : Özel Kalem Müdürlüğünde görevli tüm personelini,
f) Meclis                       : Erzincan  Belediye Meclisi’ni ifade eder.

 

 

İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat Yapısı


Teşkilat Yapısı

MADDE 5 – (1) Özel Kalem Müdürlüğünün personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;

a) Müdür
b) Memurlar
c) İşçiler
d) Diğer Personel

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir;

a) Müdür

 

1) Evlendirme Memurluğu Bürosu

2) Evrak Kayıt, Arşiv ve Sekreterya Bürosu

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, yetki, çalışma usul ve esasları

 

MADDE 6 – (1) Özel Kalem Müdürlüğü ve bağlı büroların yetki, çalışma, usül ve esasları aşağıda ki gibidir;

a)Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ,Ağırlama ve Tanıtım Bütçesi’ni kullanmak,

b)Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek

c)Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.

ç)Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol  ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.

d)Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.

e)Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.

f)Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.

g)Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,

ğ)Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.

h)Belediye Meclisi, Belediye Encümeni ile Belediye’de hizmet veren tüm Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.

ı)Çağdaş belediyecilik anlayışı içinde vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözüme kavuşturulmasında, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.

i)Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek,

j)Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

k) Resmi protokollerin imza törenleri ve yurt dışından gelen konukların ağırlanması ile ilgili çeşitli etkinlikleri organize eder.

 

 

Evlendirme Memurluğu Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

a)Evlendirme Memurluğuna usulüne uygun başvuruları kanunlar dahilinde kabul ederek kayda almak.

b)Nikâh akdi için gün vermek.

c)Nikâh anında çiftlere uluslar arası aile cüzdanlarını takdim etmek.

d)Nikah akitleri yapılan çiftlerin, 10 gün içerisinde çiftlere ait Mernis Evlenme Bildirimini tanzim ederek Nüfus Kütüklerine işlenmek üzere Nüfus Müdürlüğü’ne göndermek.

e)Başka illerde evlenmek isteyen çiftlere izin belgesi tanzim etmek.

f)Cüzdan Bedellerini makbuz karşılığında tahsil etmek

 

 

Sekreterya, Evrak Kayıt, Arşiv Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

a) Müdürlük adına bütün resmi evrakı teslim almak, kayıt işlemlerini yürütmek.
 
b) Gelen-giden evrakın, dosyaların ve diğer belgelerin havale ve dosyalama işlerini yürütmek. Gelen tüm belgelerin önceki belgeler ve dosyalarla bağlantısını kurmak.
 
c) Müdürlüğün tüm yazılarını önceliklerine göre sıraya koyarak yazmak, kararların ve her türlü yazıların örneklerini çıkarmak ve arşivlemek.
 
d) Müdürlükler ve kurumlar arası yazışmaları yapmak ve takip etmek.
 

 

(2)Müdürlüğün görev ve yetki alanındaki çalışmalar, kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında  yapmakla mükelleftir.

(3)Müdürlük, Belediye Başkanı’na bağlı olarak çalışır. Belediye Başkanı’nın görevi başında bulunamadığı durumlarda Belediye Başkanı’na vekalet eden Başkan Vekili’ ne bağlı olarak çalışmalarını yürütür.

 

 

 

MADDE 7 - Müdürün Görev,Yetki ve Sorumlulukları


1-Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,

2-Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak,

3-Personelin  her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliği kurmak

4-Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlığın onayına sunmak,

5-Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,

6-Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,

7-Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevler için ileriye dönük planlar hazırlayarak, hedefler göstermek,

8-Harcama yetkilisi olarak, müdürlüğün bütçesini ve programlarını onaylamak,

9-Belediyenin stratejik plan ve performans programındaki ilgili hedefleri takip etmek,

10-İç ve dış denetim sırasında denetçilere ve yargıya intikal eden hususlarda mahkemelere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak,

11-Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumlu olup, Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri yapmak,

12-Müdürlük çalışmalarının, yürürlükteki genel mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.

 

MADDE 8- Memur, İşçi ve diğer personellerin görev, yetki ve sorumluluklar

1) Çeşitli unvanlardaki memur, işçi ve diğer personel: üstlerinin yaptığı görev bölümüyle kendisine verilen işleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmakla görevlidir.
 
2)Birimin faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, birim
müdürünün başkanlığında alt birim yöneticilerinin katılımı ile her ay düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, birimin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.

 

 

3)Görev dağılımını gösteren çizelgede, idarenin teşkilat yapısına uygun olarak oluşturulan
alt birimlere, görevli personele, personelin görev, yetki ve sorumluluklarına, personelin oda, unvan ve telefon, e-posta adreslerine yer verilir.

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler


Yürürlük


MADDE 9 – Bu yönetmelik,  Erzincan  Belediye Meclisi’nce kabulü ve yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 10 - Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.